ARCHIVO HISTORICO

ALFREDO PAREJA DIEZCANSECO

 HISTORIA

El Archivo de Ministerio de Relaciones se constituye desde el establecimiento mismo de la institución, en 1830, denominada para la época Sección de lo Interior y Exterior. Al parecer, éste se organiza bajo una estructura única, en donde se aglutinan todas las gestiones internas y externas efectuadas por el gobierno ecuatoriano.

Posteriormente, según el primer antecedente que existe de legislación relativa al manejo y custodia de la documentación oficial (1954), el acervo documental de este archivo queda estructurado bajo dos secciones: Ordinaria y Reservada, que se conservan hasta hoy.

En 1980, año de la creación de la Asesoría de Investigaciones Históricas, se inicia el trabajo de catalogación de los volúmenes correspondientes a la Sección Reservada del Archivo General. Luego, se suman a esta labor los manuscritos (legajos) y transcripciones (volúmenes empastados) del Archivo Reservado de la Dirección de Soberanía Nacional, con todo lo cual se organiza el Archivo Histórico de la Cancillería.

Al mismo tiempo de iniciado este trabajo de catalogación, el gobierno ecuatoriano expide la Ley Nacional de Archivos en 1982, mediante la cual se concede al Ministerio de Relaciones Exteriores la autonomía para organizar y conservar sus archivos.

Para reforzar dicha labor y a fin de garantizar su permanencia, en el año de 1983, por Acuerdo Ministerial Nº 000006 de 5 de julio de 1983, se crea el Archivo Histórico, como instancia dependiente de la Dirección General de Relaciones Culturales y bajo la dirección de la Asesoría de Investigaciones Históricas. Se determina que se incorpore a este archivo toda la documentación histórica anterior a los últimos treinta años existente en los archivos General y de la Dirección General de Soberanía Nacional.

El trabajo iniciado por este Archivo Histórico en 1980, dura hasta 1984, año en el que pasa a ser dirigido por la División de Estudios Históricos creada el 10 de diciembre del citado año. Dos años más tarde, en marzo de 1986, los miembros de la División de Estudios Históricos, Embajadores Wilson Vela, Teodoro Bustamante y Luis Narvaéz elaboran una propuesta de trabajo que contempla un reglamento y un plan de acción. Lastimosamente, para esta época no existen recursos humanos y materiales que posibiliten ejecutar ninguna actividad. Desde 1986 hasta 1987 el trabajo del Archivo Histórico se paraliza.

Unicamente, en agosto de 1988 se reinician las labores en el Archivo Histórico, esta vez, dependiente de la Dirección de Soberanía Nacional. En el período diciembre 1989 y marzo 1990, nuevamente y como parte del proyecto de actualización del Ministerio, se plantea la reorganización de este archivo, que lastimosamente sólo recoje en un informe general las tareas y planes realizados tanto por la Asesoría de Investigaciones Históricas cuanto por la División de Estudios Históricos y la Dirección de Soberanía Nacional, sin aportar, por lo mismo, mayores o nuevos elementos que lleven a cabo la tarea prevista.

En 1992 se crea el Departamento de Información Histórica bajo la dependencia de la División de Soberanía Nacional. Gracias a la acción desplegada por la Dirección General de Proyectos Internacionales bajo la dirección del Embajador Luis Gallegos, se solicita a la Unesco la cooperación para llevar adelante el proyecto de estructuración del Archivo Histórico.

Sólo en junio de 1994, y en el marco del Programa de Participación de la Unesco se obtiene el financiamiento para dicho proyecto. Reintegrado el antiguo equipo de trabajo, conformado por las historiadoras María Elena Porras, Soledad Castro y el señor Efraín Pérez, se diseña el definitivo plan de acción, cuyos objetivos fundamentales apuntan a la organización del archivo y la puesta en servicio al público. En junio de 1995 se cambia la denominación de Departamento de Información Histórica por Departamento de Archivo Histórico, otorgándole autonomía en su gestión operativa, tal y como lo prevee su propio reglamento elaborado en ese año y aprobado por Decreto Ejecutivo número 2542 del 22 de febrero de 1995.

Como se puede constatar, de lo expuesto en líneas anteriores, el Archivo Histórico sufre desde sus inicios constantes cambios de dirección y traslados, lo que dificulta ejecutar una labor de largo alcance y de forma continua. Unicamente y con el financiamiento obtenido de la UNESCO se puede ya emprender tareas específicas.

Como primera actividad, el equipo de trabajo insiste en la necesidad de contar con un espacio adecuado y funcional a las necesidades del archivo, el que finalmente se obtiene en la Planta Baja del Edificio Zurita, Cancillería 2. Allí, se diseñan tres zonas perfectamente diferenciadas que son: la dirección del archivo, labores de catalogación y archivística, sala de consulta para funcionarios e investigadores y zona de depósito o lugar destinado para la instalación y conservación física de los documentos.

En forma paralela, el equipo continúa con las labores de catalogación y clasificación de los fondos en series y subseries, iniciadas años atrás. Para la realización del inventario general, en el que se incluye toda la documentación histórica que reposa en el Archivo General del Ministerio, se contrata a dos técnicos catalogadores.

Para 1995 y frente a las nuevas tecnologías informáticas utilizadas en la sistematización de archivos históricos, se inicia un amplio programa de automatización de la gestión del archivo. En primer lugar, se adquieren los ordenadores necesarios y se solicita el asesoramiento técnico al Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), para el diseño, implementación y puesta en marcha de un sistema informático que incluye la instalación de una Base de Datos Documental basado en el manejo del software Micro CDS/ISIS 3.7.

En la actualidad, el equipo técnico-profesional de trabajo se encuentra ingresando los registros o unidades de información documental, que esperan ser puestos a disposición del público una vez instalada toda la red informática local. Para lo cual se ha planificado crear una interfase de consulta a través de módulos amigables como Heurisko, Consultar o Interfaz, proyecto éste que actualmente se encuentra en marcha.

En segundo lugar, se realiza la validación del sistema implementado, lo que supone un ajuste, seguimiento y control del mismo. El interés dentro de este proceso de tecnificación emprendido por el archivo, es el de llegar al almacenamiento de la información en discos ópticos, así como al escaneado de los documentos, sistema a través del cual las máquinas son capaces de reproducir en la pantalla las fuentes documentales originales.

La aspiración futura es la de continuar con tareas cuyos resultados sean la de ofrecer un archivo eficiente y moderno, enriqueciendo la base de datos, generando productos útiles como son la publicación de catálagos en óptimas condiciones de presentación y contenido.

Dentro de este afán de divulgación, paralelo al trabajo archivístico, es objetivo de este archivo iniciar otras publicaciones, además de los catálogos, con temas que den cuenta de la historia del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su gestión a lo largo de la historia.

Las actividades emprendidas por el Archivo Histórico hasta la actualidad constituyen una invitación a la comunidad archivística nacional a realizar una revisión teórico y metodológica en torno al quehacer de los archivos, pues experiencias de este tipo contribuyen a una mayor profesionalización y a optimimizar la labor del archivista que no es otra que identificar, administrar y hacer accesibles los documentos al historiador e investigador en general, en función de coadyuvar al proceso de reafirmación de la identidad cultural de nuestro país.