REGLAMENTO INTERNO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Decreto Supremo No. 197. RO/ 432 de 8 de Febrero de 1965.

LA JUNTA MILITAR DE GOBIERNO

Considerando:

Que el Artículo 7 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior faculta al Ministro de Relaciones Exteriores expedir el Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores;

Que es necesario dictar dicho Reglamento para el eficiente desempeño de las funciones que corresponden dicho Ministerio.
Decreta:

El siguiente:

REGLAMENTO INTERNO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Art. 1.- El Ministerio de Relaciones Exteriores realiza las funciones que le competen, bajo la dirección, orientación e instrucciones del Ministro y del Subsecretario General, a través del Subsecretario de Asuntos Políticos, el Subsecretario de Asuntos Económicos, los Asesores Técnico - Jurídico, de Soberanía Territorial y de Asuntos Económicos, el Director General del Servicio Exterior y los Jefes de los diversos Departamentos.

El Ministerio de Relaciones Exteriores, para el estudio, trámite y resolución de los asuntos que le corresponden conocer conforme a la Constitución y Ley Orgánica del Servicio Exterior y a sus reglamentos, tendrá las dependencias que se señalan en la respectiva Ley.

Capítulo I

Del Despacho del Ministro

Art. 2.- El Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores estará atendido por un funcionario de la tercera a quinta categoría, quien será el colaborador inmediato de aquél, correspondiéndole la asistencia en el conocimiento y despacho de los asuntos sometidos al estudio y resolución del Ministro, tramitar la correspondencia particular que le confíe y cumplir las demás órdenes e instrucciones que le imparta. Volver al inicio

Capítulo II

De la Subsecretaría General

Art. 3.- Son funciones del Subsecretario General, además de las señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, las siguientes:

a) Revisar la correspondencia del Ministerio y someterla cuando lo juzgue necesario, a conocimiento del Ministro;

b) Despachar los asuntos de carácter general que, por su naturaleza, no correspondan a las Subsecretarías;

c) Estudiar y elaborar, en asocio con los Subsecretarios de Asuntos Políticos y de Asuntos Económicos, las instrucciones generales y especiales que la Cancillería deba impartir, previa aprobación del señor Ministro, a los miembros del Servicio Exterior;

d) Vigilar el desempeño de los funcionarios del Servicio Exterior en sus respectivos cargos, y dar cuenta de ello al Ministro, cuando lo solicitare;

e) Autorizar la publicación de informaciones en la prensa; y,

f) Cumplir las instrucciones del Ministro.

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Capítulo III

De las Subsecretarías

Art. 4.- Son funciones de los Subsecretarios, a más de las señaladas en la Ley, las siguientes:

a) De acuerdo con las instrucciones del Ministro, subrogar al Subsecretario General en caso de ausencia temporal de éste, hasta que reasuma sus funciones y, en caso de vacancia del cargo, hasta que se lo provea con el nuevo titular;

b) Revisar la correspondencia que ingrese al Ministerio y que competa a los Departamentos que integran la respectiva Subsecretaría; distribuirla para su trámite, con sus instrucciones, entre tales, Departamentos, y someterla a conocimiento del Subsecretario General, cuando lo juzguen necesario;

c) Suscribir la correspondencia despachada por los Departamentos que integran la respectiva Subsecretaría, salvo aquella que, por la naturaleza de los asuntos, deba ser conocida y suscrita por el Subsecretario General o el Ministro; y

d) Cumplir las instrucciones impartidas por el Ministro o el Subsecretario General.

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Capítulo IV

DE LAS ASESORIAS

De la Asesoría Técnico - Jurídica y del Departamento Legal

Art. 5.- Corresponde al Asesor Técnico - Jurídico absolver las consultas que se le formulen en cuanto a asuntos importantes de carácter jurídico, particularmente de derecho internacional, y relativos sobre todo a los siguientes aspectos:

a) Posición del Educador en reuniones internacionales;

b) Suscripción, ratificación o adhesión del Ecuador a convenios internacionales;

c) Enmiendas a instrumentos internacionales;

d) Proyectos de Leyes o reglamentos;

e) Interpretación, aplicación de tratados, leyes o reglamentos;

f) Problemas de extradición;

g) Emitir dictámenes sobre las solicitudes de naturalización, reconocimiento, declaración o recuperación de la nacionalidad ecuatoriana, así como en los casos de opción, de acuerdo con la Ley de Extranjería, Naturalización y Extradición y el Reglamento respectivo.

Art. 6.- El Departamento Legal estará bajo la dirección directa del Asesor Técnico - Jurídico.

Art. 7.- El Departamento Legal tendrá las siguientes funciones:

a) Estudio y trámite de las solicitudes de naturalización, así como de los casos de pérdidas, reconocimiento, declaración y opción de la nacionalidad ecuatoriana, de acuerdo con la Ley de Extranjería, Naturalización y Extradición y su reglamento respectivo;

b) Trámite de las cuestiones judiciales y principalmente, de los exhortos, cartas rogatorias, deprecatorios, etc. que los tribunales o jueces de la República dirijan a autoridades del exterior; así como de dichas diligencias que las autoridades extranjeras dirijan a tribunales o jueces de la República;

c) Trámite de reclamaciones legales dirigidas por ecuatorianos al exterior o por extranjeros a ciudadanos o autoridades ecuatorianos;

d) Llevar los libros que contengan los registros de naturalizaciones, declaración, pérdida, reconocimiento, etc. de la nacionalidad ecuatoriana; y

e) Mantener, bajo su responsabilidad, expedientes numerados de todos los asuntos que tramita el Departamento y de modo particular los relacionados con la adquisición o pérdida de la nacionalidad ecuatoriana.

SECCION II

De la Asesoría de Soberanía Territorial

Art. 8.- Corresponde al Asesor de Soberanía Territorial, a más de las funciones señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, absolver las consultas que se le formulen sobre aspectos importantes relacionados con la defensa de la integridad territorial y, principalmente, las consultas referentes a:

a) Aspectos sobre la posición ecuatoriana en cuanto a la preservación y defensa de la integridad territorial;

b) La determinación del trazado y enunciado de líneas de frontera;

c) Cuestiones relacionadas con el mar territorial y Zona Marítima;

d) Estudio de tratados, leyes o reglamentos que se refieran o afecten a la integridad territorial, al mar territorial o a la Zona Marítima y al espacio aéreo; y

e) Aspectos relativos a la soberanía nacional.

Art. 9.- Corresponde al Asesor de Soberanía Territorial presidir la Sección Nacional Ecuatoriana de la Comisión Permanente del Pacifico Sur y, en esa calidad, conocer y dirigir el trámite de toda la correspondencia relacionada con dicha Comisión.

SECCION III

De la Asesoría de Asuntos Económicos

Art. 10.- Corresponde al Asesor de Asuntos Económicos absolver las consultas que se le formulen en cuanto a asuntos importantes de carácter económico o comercial. Tendrá a su cargo sobre todo los siguientes aspectos:

a) Estudio de las instrucciones en materia de política económica y comercial en la esfera internacional, en lo que al Ministerio de Relaciones Exteriores le corresponda;

b) Estudio y análisis de las inversiones de capitales extranjeros en el país;

c) Emitir su opinión sobre las solicitudes de crédito externo;

d) Análisis de la conveniencia de solicitar y obtener asistencia técnica del exterior en materia económica y comercial;

e) Estudio de los aspectos de integración económica en que se halle empeñado el país, así como de los convenios o tratados económicos y comerciales;

f) Asesorar, de manera general, en los aspectos relativos a la participación del país en organismos especializados en materia económica y comercial.

SECCION IV

Disposiciones Comunes a las Asesorías

Art. 11.- Las consultas dirigidas a las Asesorías deberán ser autorizadas por el Ministro de Relaciones Exteriores, el Subsecretario General, el Subsecretario de Asuntos Políticos, el Subsecretario de Asuntos Económicos o el Director General del Servicio Exterior.

Art. 12.- En todas las consultas que dirijan los Departamentos a las Asesorías, el Director respectivo deberá adelantar su criterio acerca del asunto materia de consulta. De no satisfacerse esta exigencia, las Asesorías devolverán las consultas para el cumplimiento del indicado requisito.

Art. 13.- Los dictámenes y respuestas de los Asesores deberán ser conocidos, previamente, por el Subsecretario General, quien impartirá las instrucciones correspondientes al Departamento respectivo.

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Capítulo V

De la Dirección General del Servicio Exterior

Art. 14.- Son funciones de la Dirección General del Servicio Exterior, además de las señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, las siguientes:

a) Llevar el Escalafón de los funcionarios del Servicio Exterior, así como los Registros del personal técnico, administrativo y auxiliar y de los funcionarios ad - honorem, con arreglo a las disposiciones de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y los Reglamentos de la materia;

b) Realizar la publicación del Anuario del Servicio Exterior;

c) Atender todos los asuntos referentes a las necesidades de carácter económico de los órganos del Servicio Exterior de la República, para lo cual impartirá las instrucciones pertinentes a las Secciones de su dependencia.

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Capítulo VI

De la Dirección General de Protocolo

Art. 15.- Corresponde a la Dirección General del Protocolo, a más de las funciones señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, las siguientes:

a) Organizar los actos oficiales del Gobierno del Ecuador a los cuales debe asistir el Cuerpo Diplomático acreditado en Quito;

b) Organizar la presentación de cartas credenciales de los representantes diplomáticos extranjeros;

c) Concertar las audiencias concedidas por el Jefe de Estado, Ministros y Subsecretarios, así como dignatarios de las Funciones Legislativa y Judicial para los miembros del Cuerpo Diplomático residente en Quito;

d) Realizar la publicación periódica de la Lista Diplomática;

e) Tramitar las solicitudes del Cuerpo Diplomático para el otorgamiento de liberación de derechos sobre las importaciones y para la concesión de las demás prerrogativas que le otorga el Gobierno del Ecuador;

f) Otorgar, en representación del Gobierno del Ecuador, y cuando así lo decida éste, las atenciones a que hubiere lugar, a ilustres personalidades que visiten el país;

g) Representar al Ministro de Relaciones Exteriores en los actos oficiales y sociales de las misiones diplomáticas extranjeras, a los cuales fuere invitado;

h) Preparar las Cartas Credenciales para los representantes diplomáticos ecuatorianos;

i) Ejecutar, con sujeción al reglamento de la materia, los Decretos Ejecutivos por los que se concede la condecoración de la Orden "Al Mérito" del Ecuador, y llevar un registro de las personas que han sido objeto de tal distinción.

Art. 16.- En el cumplimiento de sus funciones, la Dirección General del Protocolo se sujetará a las disposiciones del Ceremonial Diplomático y velará por su estricta observancia.

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Capítulo VII

Del Departamento Diplomático

Art. 17.- Son funciones del Departamento Diplomático, a más de las señaladas en la Ley, las siguientes:

a) Estudiar los tratados, acuerdos, declaraciones y demás actos internacionales relativos a las relaciones diplomáticas del Ecuador con otros Estados; velar por su observancia y llevar un registro de todo éllo;

b) Dar curso a los reclamos del Gobierno del Ecuador contra los Gobiernos extranjeros, así como los de éstos contra aquél;

c) Atender los reclamos de ciudadanos o instituciones ecuatorianas contra Gobiernos o instituciones extranjeras, así como los de éstos contra aquellos;

d) Preparar, en los aspectos que le corresponda, las instrucciones para los representantes diplomáticos del país y someterlas a la aprobación de los superiores jerárquicos respectivos;

e) Vigilar las actividades de las Misiones Diplomáticas a través de los informes que éstas suministren, y observar el cumplimiento cabal por parte de ellas y de sus miembros de los deberes y derechos que les correspondan conforme a las leyes y reglamentos;

f) Estudiar los asuntos relativos al mantenimiento de relaciones diplomáticas del Ecuador con otros Estados;

g) Estudiar los informes rendidos por las Misiones Diplomáticas de conformidad con el numeral 7o. del artículo 59 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior;

h) Tramitar los asuntos relacionados con problemas inherentes a las defensa nacional y a acontecimientos internacionales;

i) Las cuestiones de asilo; y

j) Tramitar las solicitudes de gobiernos extranjeros para la concesión de "agrement" previo al nombramiento de sus representantes diplomáticos.

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Capítulo VIII

Del Departamento de Soberanía Territorial

Art. 18.- Corresponde al Departamento de Soberanía Territorial conocer, tramitar y sugerir soluciones para los asuntos territoriales, fronterizos y limítrofes del Ecuador.

Art. 19.- A tal efecto, el Departamento de Soberanía Territorial se preocupará:

a) Del estudio de todos los títulos territoriales del Ecuador y de la investigación de documentos que contribuyan a confirmar el valor de aquellos;

b) De la vigilancia de la labor de defensa de la integridad territorial y de los trabajos de demarcación fronteriza, cuando los hubiere;

c) De velar por la ejecución y observancia de los trabajos válidamente celebrados, así como de las declaraciones y demás actos internacionales del Ecuador, en cuanto se relacionen con asuntos territoriales, fronterizos y limítrofes;

d) De resolver las cuestiones relacionadas con la determinación del trazado y enunciado de las líneas de frontera;

e) Del trámite de las cuestiones relativas al mar territorial y Zona Marítima, y espacio aéreo;

f) Del trámite de los aspectos referentes a la soberanía nacional.

Art. 20.- El Departamento de Soberanía Territorial conservará y continuará organizando el Archivo Especial de Asuntos Limítrofes. Para este objeto, de acuerdo con el Departamento de Documentación, obtendrá copias de los documentos necesarios o retendrá los originales. En todo caso, evitará el menoscabo de la integridad del Archivo General de la Cancillería.

Art. 21.- Igualmente, el Departamento de Soberanía Territorial conservará y continuará organizando la Biblioteca Especial de Asuntos Limítrofes, de acuerdo con el Departamento Cultural y la Biblioteca General del Ministerio.

Art. 22.- Igualmente, el Departamento de Soberanía Territorial conservará y continuará organizando la Mapoteca del Ministerio de Relaciones Exteriores. Procurará incrementarla constantemente y obtener los medios indispensables para dotarla de los equipos técnicos necesarios para su eficaz funcionamiento.

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Capítulo IX

Del Departamento de Actos y Organismos Internacionales

Art. 23.- Son funciones del Departamento de Actos y Organismos Internacionales, a más de las señaladas en la Ley:

a) Realizar los trámites previsto a la suscripción o aprobación de los tratados, acuerdos, declaraciones y demás actos internacionales del Ecuador; estudiarlos y someterlos a los trámites posteriores para su ratificación y ejecución, así como para su renovación o denuncia, según el caso;

b) Velar por la observancia y cumplimiento de los actos internacionales del Ecuador;

c) Llevar un registro sistematizado de los actos internacionales en los que ha intervenido el Ecuador;

d) Llevar un archivo de los instrumentos internacionales de toda índole, estudiarlos y clasificarlos;

e) Tramitar los asuntos relacionados con organismos internacionales, estudiar la posición del Ecuador en ellos y la actuación de los delegados que le representan; y llevar, asimismo, un registro sistematizado de tales trámites y estudios; y

f) Preparar los documentos e instrucciones necesarias para la participación del Ecuador en organismos y reuniones internacionales.

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Capítulo X

Del Departamento de la Organización de Estados Americanos

Art. 24.- Son funciones del Departamento de la Organización de los Estados Americanos, a más de las que señala la Ley, las siguientes:

a) Preparar los documentos e instrucciones necesarios para la participación del Ecuador en la Organización de los Estados Americanos, en reuniones interamericanas, organismos especializados interamericanos y en el Sistema Interamericano en general;

b) Mantener la debida coordinación con las demás dependencias oficiales y con instituciones o personas particulares, en los casos en que hubiere lugar, para el aprovechamiento de la asistencia técnica, becas y cátedras, acordadas por dicha Organización en favor del país; y

c) Llevar un registro y archivo sistematizados de todos los actos y documentos relacionados con la Organización, así como mantener una Biblioteca especializada del Organismo Regional.

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Capítulo XI

Del Departamento Cultural y de la Biblioteca General

Art. 25.- Son funciones del Departamento Cultural a más de las señaladas en la Ley:

a) Estudiar los tratados, acuerdos, declaraciones y demás actos internacionales relativos a las relaciones culturales del Ecuador con otros Estados, velar por su observancia y ejecución y llevar un registro de todo éllo;

b) Preparar, en lo relacionado con el campo cultural, las instrucciones para los representantes diplomáticos del país;

c) Vigilar las actividades de las Misiones Diplomáticas y de sus miembros en los aspectos culturales, así como observar el cumplimiento a los deberes que les corresponden en este campo;

d) Estudiar los asuntos relativos al mantenimiento de las relaciones culturales del Ecuador con otros Estados;

e) Relacionarse con las entidades nacionales, que actúan en el ámbito cultural para todo lo concerniente a la distribución de publicaciones ecuatorianas en el exterior, y procurar que se produzcan críticas o comentarios respecto de tales publicaciones;

f) Difundir entre las Universidades e Instituciones de cultura del país los beneficios de los convenios culturales vigentes para el Ecuador;

g) Representar al Ministerio de Relaciones Exteriores en los organismos de carácter cultural que operen en el país, así como en aquellos que se encarguen del otorgamiento de becas e invitaciones de carácter cultural;

h) Difundir en el exterior los valores culturales y artísticos del Ecuador para lo cual organizará giras de exposiciones pictóricas, esculturales, de artesanías y de folklore; preparará un registro cultural sintético que facilite la divulgación de la vida cultural ecuatoriana; publicará folletos sobre los diversos aspectos de la realidad nacional; y preparará muestras representativas del país en las exposiciones internacionales del libro;

i) Organizar ciclos de conferencias radiales para divulgar los aspectos fundamentales de la política internacional del país y los proyectos ejecutados por el Ministerio de Relaciones Exteriores;

j) Relacionarse con organismos internacionales de cultura para la edición, distribución y canje de obras de divulgación artística y cultural;

k) Remitir material adecuado a las Misiones Diplomáticas para la preparación de conferencias que hagan conocer el desenvolvimiento histórico y cultural del Ecuador;

l) Distribuir las informaciones que emita el Ministerio de Relaciones Exteriores para su publicación y difusión en los órganos de publicidad;

m) Elaborar el Boletín sintético de noticias nacionales para enviarlo a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares;

n) Elaborar un inventario de documentos del archivo histórico de la Cancillería y publicar los más importantes en un boletín que se editará periódicamente; y

o) Distribuir entre las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares las publicaciones oficiales del Gobierno ecuatoriano o de entidades públicas.

Art. 26.- La Biblioteca General estará al servicio de las demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores a fin de facilitar la consulta de las obras necesarias para el mejor cumplimiento de sus funciones.

Art. 27.- La Biblioteca será arreglada de acuerdo con modernos sistemas de organización y el préstamo de libros, inclusive a particulares, será debidamente reglamentado.

Art. 28.- Las adquisiciones que realice la Biblioteca a título oneroso, previa la aprobación del Director General del Servicio Exterior, serán solo de libros directamente relacionados con materiales de interés y utilidad para los órganos del Servicio exterior de la República.

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Capítulo XII

Del Departamento Consular

Art. 29.- Corresponde al Departamento Consular, a más ds las funciones señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior las siguientes:

a) Vigilar y dirigir las actividades que corresponden a los agentes consulares del Ecuador. Prestará especial atención a lo relacionado con la remisión y examen de las cuentas mensuales y suministrará, respecto de éstas los datos necesarios a la Dirección General del Servicio Exterior, para incorporarlos a los registros correspondientes;

b) Elaborar y tramitar las Letras Patentes para los funcionarios consulares ecuatorianos, así como la concesión de Exequátur a los funcionarios consulares extranjeros;

c) Elaborar estadísticas del movimiento comercial en general que se opera a través de las Oficinas consulares;

d) Atender las solicitudes para la concesión de pasaportes diplomáticos y oficiales y apertorias, con sujeción a las disposiciones del Reglamento sobre la materia;

e) Llevar el registro de tales documentos concedidos tanto por el Ministerio de Relaciones Exteriores, como por las Misiones Diplomáticas y las demás dependencias legalmente autorizadas para extenderlos;

f) Legalizar los documentos que se presenten al Ministerio de Relaciones Exteriores;

g) Tramitar la correspondencia que ingrese al Ministerio referente a la situación de los ciudadanos ecuatorianos que se encuentren en el exterior y a la defensa de sus intereses legítimos;

h) Estudiar y tramitar todos los asuntos relacionados con la inmigración, extranjería y colonización que corresponda conocer al Ministerio de Relaciones Exteriores;

i) Preparar las instrucciones para los representantes diplomáticos y agentes consulares ecuatorianos en lo relacionado con materias consulares;

j) Estudiar y negociar los tratados, acuerdos, declaraciones y demás actos internacionales relativos a materias consulares, tales como visas y tránsito fronterizo de personas; y

k) Conocer todo lo relacionado con la concesión de matrículas y Permisos de Pesca, en cuando competa al Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo con la Ley de Pesca y Cacería Marítima.

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Capítulo XIII

Del Departamento de Política Económica Internacional

Art. 30.- Corresponde al Departamento de Política Económica Internacional, a más de las funciones que la Ley Orgánica del Servicio Exterior señala, las siguientes:

a) Participar con las demás instituciones oficiales, competentes en esta materia, en la negociación de los tratados, acuerdos, declaraciones y demás actos internacionales relativos a las relaciones comerciales del Ecuador con otros países; velar por su observancia y llevar un registro al respecto;

b) Estudiar la política económica y comercial internacional del Ecuador y la de los demás países, en cuanto estos asuntos competan al Ministerio de Relaciones Exteriores;

c) Formular las instrucciones que el Ministerio de Relaciones Exteriores deba impartir a los representantes diplomáticos y agentes consulares ecuatorianos y a los delegados del país a reuniones internacionales sobre cuestiones de índole económico-comercial;

d) Tramitar las solicitudes para obtener crédito externo o asistencia técnica del exterior y coordinar estas cuestiones con los organismos competentes;

e) Tramitar las cuestiones relativas a la cooperación internacional de carácter económico y coordinar tales gestiones con los organismos competentes;

f) Cooperar con las demás instituciones especializadas del Estado y tramitar la correspondencia sobre todos los aspectos de integración y complementación económica en los que se halle empeñado el país.

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Capítulo XIV

Del Departamento de Coordinación y Promoción Económica

Art. 31.- Son funciones del Departamento de Coordinación y Promoción Económica, además de las que señala la Ley, las siguientes:

a) Coordinar con los Ministerios respectivos la promoción de ferias y exposiciones de carácter nacional e internacional para la colocación de productos ecuatorianos en los mercados del exterior;

b) Coordinar con los otros Ministerios la preparación y envío de instrucciones relacionadas con los organismos internacionales de carácter económico y comercial;

c) Tramitar solicitudes de organismos o particulares del exterior tendientes al establecimiento de nuevas industrias en el país.

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Capítulo XV

Del Departamento de Documentación

Art. 32.- El Departamento de Documentación tendrá, a más de las funciones que se determinan en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, las siguientes:

a) Recibir la correspondencia dirigida al Ministerio de Relaciones Exteriores, anotarla en el correspondiente registro y distribuirla entre las dependencias del Ministerio e Relaciones Exteriores, según la materia;

b) Numerar y despachar diariamente la correspondencia dirigida por el Ministerio de Relaciones Exteriores anotarla en el registro respectivo y guardar las correspondientes copias para el Archivo;

c) Establecer contínua y cuidadosa vigilancia sobre la conservación e integridad de la correspondencia recibida y despachada especialmente de la reservada;

d) Vigilar permanentemente los documentos que se hallen en trámite en especial de los reservados y solicitar su pronta devolución para remitirlos al Archivo;

e) Conservar y organizar el Archivo General del Ministerio de Relaciones Exteriores y coordinar con el Departamento de Soberanía Territorial la organización del archivo especial de asuntos territoriales y de límites. Cuidará en todo caso de mantener la integridad del Archivo General;

f) Facilitar a los demás Departamentos de la Cancillería, previa autorización de los Subsecretarios de Asuntos Políticos y de Asuntos Económicos o del Director General del Servicio Exterior, la consulta de los documentos archivados, tomando las debidas seguridades para la devolución de los que salieren del Departamento de Documentación con ese objeto;

g) Eliminar, previa autorización del Subsecretario General, todos los materiales de Archivo de carácter transitorio, que hayan perdido su valor.

h) Recibir y despachar las valijas diplomáticas con los correspondientes documentos que acrediten su recepción y envío;

i) Cifrar en las respectivas claves y despachar por las vías telegráficas o radio telegráficas la correspondencia de carácter urgente del Ministerio de Relaciones Exteriores;

j) Descifrar la correspondencia en clave recibida y someterla a conocimiento de las respectivas dependencias del Ministerio;

k) Mantener las claves que se utilizan para la correspondencia entre el Ministerio de Relaciones Exteriores y los otros órganos del Servicio Exterior, en la más estricta y absoluta reserva, bajo su responsabilidad; custodiarlas, entregarlas a los funcionarios del Servicio Exterior que hayan de necesitarlas y obtener su devolución cuando cesen en sus funciones;

l) Sugerir las medidas que deban tomar el Ministerio de Relaciones Exteriores, las Misiones diplomáticas y las Oficinas consulares para mantener la reserva de las claves y para su mejor y más eficaz empleo;

m) Elaborar nuevas claves;

n) Traducir al español los documentos en otros idiomas que reciba el Ministerio de Relaciones Exteriores; y

o) Revisar las traducciones no oficiales, así como las versiones en idiomas extranjeros de acuerdos, convenios y toda clase de documentos, en general.

Art. 33.- El Departamento de Documentación permitirá la consulta de documentos pertenecientes a el, únicamente a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y, con expresa autorización del Ministerio o del Subsecretario General, a personas extrañas a la Cancillería.

El Jefe del Departamento de Documentación velará por la estricta observancia de este precepto y será responsable de su contravención.
Art. 34.- La correspondencia que ingrese al Ministerio y la que éste despache será anotada en registros separados, que serán llevados por el Departamento de Documentación.

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Capítulo XVI

De la Comisión de Coordinación

Art. 35.- La Comisión de Coordinación estará integrada por los miembros que señala el Artículo 37 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior.

Art. 36.- La Comisión se reunirá cuando así lo disponga el Subsecretario General.

Art. 37.- Corresponde a la Comisión:

a) Conocer, con el objeto de coordinar su trámite, los asuntos más importantes que se tratan en los diversos Departamentos;

b) Intercambiar información entre los Directores de Departamentos acerca de los principales asuntos sujetos a su estudio;

c) Recomendar medidas para evitar gastos superfluos en la administración interna del Ministerio;

d) Cooperar con el Subsecretario General en la elaboración de instrucciones para la buena marcha del Ministerio;

e) Considerar toda otra clase de asuntos que el Ministerio y el Subsecretario General sometan a su estudio.

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Capítulo XVII

Régimen Disciplinario

Art. 38.- La amonestación verbal o escrita será impuesta por el Ministro o el Subsecretario General, directamente o a solicitud del Jefe del Departamento correspondiente, en los casos de faltas menores de disciplina.

Se consideran como tales, entre otros, los atrasos no frecuentes a la oficina, que no excedan de quince minutos; el abandono por una sola vez de la oficina, que no exceda de una hora, durante las jornadas de trabajo, sin obtener el permiso respectivo del superior Jerárquico; el dedicarse, durante las horas de trabajo, a actividades distintas de las de la oficina y la falta de interés en el trabajo.

Un funcionario solo podrá ser objeto de dos amonestaciones verbales y escritas, después de lo cual, en caso de cometer, en el transcurso de los próximos tres meses, una falta igual o similar a las anteriores, se le impondrá la sanción de multa.

Art. 39.- La multa será impuesta por el Ministro de Relaciones Exteriores, directamente o a solicitud del Jefe del Departamento correspondiente, en los casos de atrasos reiterados a la oficina; falta injustificada por más de un día; incumplimiento de las órdenes legítimas de los superiores jerárquicos; solicitud de dádivas o recompensas por el cumplimiento de sus deberes propios de su cargos; ataques de palabra a los superiores jerárquicos por actos no provocados; inobservancia por una vez de las normas de cortesía y consideración en el trato con el público; retardo injustificado en el despacho de los asuntos sujetos a consideración o resolución del funcionario; abuso de autoridad; e incumplimiento de los deberes propios del funcionario o de las normas establecidas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior, en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y en los reglamentos correspondientes.

Esta sanción también se impondrá en los casos en que el funcionario no cumpla con los deberes impuestos en los literales b), f) e i) del artículo 8, así como en los casos puntualizados en los literales i), j) k) y l) del artículo 9 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

Art. 40.- La suspensión se impondrá al funcionario que en el transcurso de tres meses, hubiere sido objeto de la imposición de dos multas y nuevamente incurriere en falta igual o similar a las anteriores. También se impondrá la suspensión en el caso de que un funcionario, en el transcurso de un año, haya merecido sea multas y nuevamente incurra en falta que merezca otra multa.

Art. 41.- La disponibilidad, como medida disciplinaria, será impuesta al funcionario que haya sido objeto de suspensión y nuevamente, en el transcurso de tres meses, incurriere en cualquiera falta que merezca sanción de multa.

También se impondrá la disponibilidad al funcionario a quien se compruebe que ha conservado para si documento o copia alguna perteneciente a los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Los funcionarios pueden conservar para si comprobantes de carácter económico, previa autorización escrita del Subsecretario General.

Art. 42.- La destitución será impuesta exclusivamente en los casos señalados en la Ley Orgánica del Servicio Exterior y en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

Art. 43.- La aplicación de la amonestación verbal o escrita y de la multa se hará después de que se haya informado al funcionario de la falta que haya cometido. Este tendrá dos días en el caso de amonestación y tres en el de multa para justificar por escrito su conducta. Vencido este término, ya sea con la justificación del funcionario o sin élla, la autoridad correspondiente decidirá sobre la imposición de la medida disciplinaria.

Art. 44.- Para la aplicación de la suspensión y de la disponibilidad, será necesario contar con el informe de la Comisión Calificadora del Personal, copia del cual se comunicará al funcionario afectado con la indicación de la falta que haya cometido. El funcionario tendrá ocho días del plazo para justificar su conducta, vencido el cual la autoridad correspondiente resolverá sobre la imposición de la medida disciplinaria.

Art. 45.- Para la aplicación de la destitución, se seguirá el mismo procedimiento señalado en el artículo anterior, pero el plazo en que el funcionario puede justificar en conducta será de quince días.
Art. 46.- La Sección del Personal es la encargada de llevar los expedientes que contengan los documentos justificativos de la aplicación de medidas disciplinarias.

De toda medida disciplinaria, una vez que haya sido aplicada, se dejará constancia en el expediente personal del funcionario, que lleva la Dirección General del Servicio Exterior.

Art. 47.- Ninguna falta puede merecer la aplicación de dos sanciones y, ante la pluralidad de aquellas, se aplicará, la más grave.

Art. 48.- En el caso de amonestación y de multa, el funcionario afectado tendrá tres días para solicitar al Ministro la revisión de la medida disciplinaria.

En el caso de suspensión, disponibilidad y destitución, este plazo es de sesenta días.

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Capítulo XVIII

Disposiciones Generales

Art. 49.- El ingreso al Ministerio de Relaciones Exteriores del personal administrativo o técnico, no sujeto a la Ley Orgánica del Servicio Exterior, se regulará por la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento de aplicación.

Los funcionarios de carrera diplomática, que presten servicios en el Ministerio de Relaciones Exteriores, estarán sujetos a la Ley Orgánica del Servicio Exterior.

Art. 50.- Los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores deben además, cumplir las obligaciones específicas señaladas en la Ley Orgánica del Servicio Exterior y en los correspondientes reglamentos de aplicación.

Art. 51.- Para el cumplimiento de sus funciones, las Direcciones Generales y los Departamentos del Ministerio de Relaciones Exteriores contarán con las secciones que se determinan en la Ley Orgánica del Servicio Exterior.

En lo posible, de acuerdo con las disponibilidades presupuestarias, al frente de cada uno de los Departamentos y Secciones de la Cancillería habrá un Jefe, quien dispondrá del personal de Ayudantes necesarios para la atención de sus correspondientes labores.

Art. 52.- Corresponde a los Jefes de Departamento:

a) Organizar y supervigilar las labores de las Secciones a su cargo;

b) Despachar directamente los asuntos de mayor importancia que, dada su naturaleza, deben ser tramitados por las secciones a su cargo; c) Conocer toda la correspondencia que ingrese al Departamento, estudiarla y distribuirá entre las Secciones de su dependencia, con las instrucciones a que haya lugar;

d) Conocer toda la correspondencia despachada por el Departamento, aprobarla o modificaría y remitirá a la Subsecretaría respectiva para la firma;

e) Preparar el material que periódicamente haya de necesitarse para la publicación del boletín Informativo del Departamento Cultural del Ministerio de Relaciones Exteriores;

f) Proporcionar a la Dirección General del Servicio Exterior informes periódicos sobre el desempeño del personal de su dependencia y las necesidades del Departamento;

g) Cumplir las órdenes e instrucciones que le impartan el Ministro, el Subsecretario General o el Subsecretario respectivo;

h) Observar, a través de la correspondencia que les incumba conocer, el cumplimiento de los deberes impuestos a las Misiones diplomáticas y a las Oficinas consulares y a su personal, e informar de ello a la Dirección General del Servicio Exterior;

i) Cumplir con los demás deberes que les impongan las leyes y reglamentos, en concordancia con la naturaleza de sus funciones.

Art. 53.- Artículo omitido en la secuencia del texto.

Art. 54.- Corresponde a los Jefes de Sección:

a) Cumplir las órdenes e instrucciones que les impartan sus superiores jerárquicos;

b) Tomar a su cargo el despacho de los asuntos que corresponden a sus respectivas secciones, distribuyendo el trabajo, entre los Ayudantes de su dependencia;

c) Someter al conocimiento del Jefe de Departamento el trabajo realizado por la respectiva sección;

d) Vigilar que el personal cumpla fielmente con sus deberes.

Art. 55.- El personal de Ayudantes del Ministerio de Relaciones Exteriores estará distribuído, de conformidad con las instrucciones de la Dirección General del Servicio Exterior, entre los diversos Departamentos y Secciones del Ministerio. Los Ayudantes tendrán a su cargo la ejecución de las instrucciones que reciban de su superiores jerárquicos.

Art. 56.- Aparte de los deberes específicos que le correspondan según la dependencia en la que presten sus servicios y de acuerdo con su carácter jerárquico, son obligaciones comunes a los funcionarios y empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores:

a) Observar correcta conducta en el desempleo de sus funciones;

b) Mantener discreción y reserva sobre los asuntos que le sean encomendados y que lleguen a su conocimiento, no solamente durante el desempeño de sus respectivos cargos, sino también después de haber cesado en sus funciones;

c) Cumplir con toda puntualidad el honorario de labores.

Art. 56 (sic).- Solo el Ministro de Relaciones Exteriores puede autorizar a que funcionarios y empleados del Ministerio ejerzan funciones de reporteros o cronistas de periódicos, o presten servicios de carácter informativo en órganos de publicidad locales o extranjeros.

Art. 57.- Para la concesión de vacaciones anuales, se observará lo dispuesto en el Art. 158 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior y en los artículos 12, 13 y 14 del Reglamento General para la aplicación de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.

Se entenderá que el Jefe de la Oficina Departamental de Personal de que hablan los citados artículos 12 y 13 se refiere al Director General del Servicio Exterior.

Art. 58.- De conformidad con la Ley Orgánica del Servicio Exterior, se concederán licencias con sueldo en los siguientes casos:

a) Por enfermedad que incapacite al funcionario temporalmente, hasta por 90 días cada año, debiéndose comprobar aquella mediante certificación de un facultativo del Departamento Médico del Seguro Social;

b) Por calamidad doméstica, ésto es, por enfermedad grave, accidente o fallecimiento de los padres, cónyuge o hijos e, igualmente, por siniestros que afecten la propiedad o bienes del funcionario. La licencia en éstos casos no podrá exceder de quince días;

c) Para concurrir a seminarios, reuniones, conferencias y visitas de observación que interesen al Servicio Exterior, sean de carácter nacional o internacional, por el tiempo que demande la concurrencia a dichos eventos y, siempre que, a juicio del Ministro de Relaciones Exteriores, así convenga, en cuyo caso el funcionario será declarado en "comisión de servicio"; y

d) Las mujeres tendrán derecho a la licencia con sueldo durante dos semanas anteriores y diez posteriores al parto, las mismas que podrán ser acumulables. Durante la lactancia, tendrán derecho a permisos especiales que acumulados no excedan de dos horas diarias.

Nota: Literal d) sustituído por Art. 1. de Decreto Ejecutivo No. 1610, publicado en Registro Oficial 365 de 21 de Julio de 1998.
Art. 59.- Los funcionarios tendrán dentro a licencia sin sueldo en los siguientes casos:

a) Para cumplir el servicio militar obligatorio;

b) Por enfermedad, cuya duración exceda de los noventa días, en cuyo caso la licencia adicional no podrá exceder de otros noventa días; y

c) Para efectuar estudios en el exterior hasta por el período de dos años.

Art. 59-A.- Crear la Subsecretaría Administrativa, que será ejercida por un Embajador de Carrera, y que tendrá las facultades que corresponden actualmente a la Dirección General del Servicio Exterior, más las citadas en los numerales 2, 3, 4 y 6 del Artículo 9 de la Ley Orgánica del Servicio Exterior. Dependerán de ella las Direcciones Generales de Personal, Administrativo - Financiera, de Documentación y Archivo y el Departamento de Clave. El Subsecretario Administrativo presidirá la Comisión Calificadora del Personal.

Nota: Artículo dado por Decreto Ejecutivo No. 80, publicado en Registro Oficial 19 de 6 de Septiembre de 1984.

Nota: El Decreto Ejecutivo reformatorio No. 80 ha sido derogado por Decreto Ejecutivo No. 3092, publicado en Registro Oficial 666 de 19 de Septiembre del 2002. Artículo 1, numeral 178.

Art. 59-B.- Las Subsecretarías Política, Económica y Administrativa, las Asesorías y la Dirección General de Protocolo dependen directamente del Ministro de Relaciones Exteriores.

Nota: Artículo dado por Decreto Ejecutivo No. 80, publicado en Registro Oficial 19 de 6 de Septiembre de 1984.

Nota: El Decreto Ejecutivo reformatorio No. 80 ha sido derogado por Decreto Ejecutivo No. 3092, publicado en Registro Oficial 666 de 19 de Septiembre del 2002. Artículo 1, numeral 178.

Art. 59-C.- Los Subsecretarios Político, Económico y Administrativo y los Directores Generales autorizarán con su firma, por el Ministro, la correspondencia oficial a cargo de cada uno de ellos.

Nota: Artículo dado por Decreto Ejecutivo No. 80, publicado en Registro Oficial 19 de 6 de Septiembre de 1984.

Nota: El Decreto Ejecutivo reformatorio No. 80 ha sido derogado por Decreto Ejecutivo No. 3092, publicado en Registro Oficial 666 de 19 de Septiembre del 2002. Artículo 1, numeral 178.

Art. 59-D.- Crear las Direcciones Generales de Personal y Administrativo - Financiero, y suprímase la Subsecretaría General.

Nota: Artículo dado por Decreto Ejecutivo No. 80, publicado en Registro Oficial 19 de 6 de Septiembre de 1984.

Nota: El Decreto Ejecutivo reformatorio No. 80 ha sido derogado por Decreto Ejecutivo No. 3092, publicado en Registro Oficial 666 de 19 de Septiembre del 2002. Artículo 1, numeral 178.

Art. 59-E.- Para fines presupuestarios y durante la vigencia de este Decreto, procédase a efectuar el cambio de denominación de la partida 101-801-1000-111-10 de Subsecretario General a Subsecretario Administrativo.

Nota: Artículo dado por Decreto Ejecutivo No. 80, publicado en Registro Oficial 19 de 6 de Septiembre de 1984.

Nota: El Decreto Ejecutivo reformatorio No. 80 ha sido derogado por Decreto Ejecutivo No. 3092, publicado en Registro Oficial 666 de 19 de Septiembre del 2002. Artículo 1, numeral 178.

Art. 59-F.- La Dirección General de Asuntos Consulares y Migración pasa a denominarse Dirección General de Asuntos Consulares y continuará bajo la dependencia de la Subsecretaría Económica, integrada por los siguientes departamentos:

a) Departamento Consular.

b) Departamento de Intervención de Cuentas Consulares.

Nota: Artículo dado por Acuerdo Ministerial No. 327, publicado en Registro Oficial 535 de 2 de Octubre de 1986.

Art. 59-G.- Crear la Dirección General de Pasaportes que dependerá directamente de la Subsecretaría Administrativa y estará constituída orgánicamente de la siguiente forma:

a) Sección de Pasaportes y Documentos de Viaje.

b) Sección General.

c) Sección Legalizaciones.

Nota: Artículo dado por Acuerdo Ministerial No. 327, publicado en Registro Oficial 535 de 2 de Octubre de 1986.

Art. 59-H.- La Dirección General de Asuntos Políticos Especiales pasará a denominarse Dirección General de Extranjeros, Refugiados y Asilados y estará conformada por la Dirección de Asuntos Especiales y la de Extranjería.

Nota: Artículo dado por Acuerdo Ministerial No. 327, publicado en Registro Oficial 535 de 2 de Octubre de 1986.

Art. 59-I.- Crear el Departamento de Soberanía Aérea, de Espacio y la Orbita Geostacionaria, dependiente de la Dirección General de Soberanía Nacional.

Nota: Artículo dado por Acuerdo Ministerial No. 43, publicado en Registro Oficial 878 de 23 de Febrero de 1988.

Art. 59-J.- Suprimir la Dirección General de Soberanía Nacional y, en su reemplazo, crear las Direcciones Generales de Soberanía Territorial y de Soberanía Marítima y Aérea.

La Dirección General de Soberanía Territorial tendrá bajo su dependencia los Departamentos de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo y la Sección Mapoteca y Cartografía.

La Dirección General de Soberanía Marítima y Aérea tendrá bajo su dependencia los Departamentos de Soberanía Marítima, de Asuntos Antárticos e Insulares y de Asuntos Aéreos y Espaciales.

El actual Director General de Soberanía Nacional pasará a desempeñar las funciones de Director General de Soberanía Territorial y se encargará de la Dirección General de Soberanía Marítima y Aérea hasta el nombramiento de su titular.

Nota: Artículo dado por Acuerdo Ministerial No. 210, publicado en Registro Oficial 958 de 16 de Junio de 1988.

Art. 60.- Derógase el Reglamento Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores expedido mediante Decreto Ejecutivo No. 695, de 6 de mayo de 1953 (Registro Oficial No. 1047, de 14 de Febrero de 1956).

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