1. Llegada de un Jefe de Misión.

Se informará a la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo por medio de Nota Verbal el día y hora de llegada, así como las personas que le acompañarán. Además, se solicitará fecha para la presentación de las Copias de Estilo de las Cartas Credenciales.

El Jefe de Misión será recibido a pie del avión por un funcionario de la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo y por el encargado de Negocios ad interim, quienes le acompañarán a la Sala de Protocolo del Aeropuerto Internacional "Mariscal Sucre". Su equipaje será llevado a la citada sala por personal del Aeropuerto. El funcionario de Protocolo se despedirá a la salida de la Sala de Protocolo.

1.1. Entrega de las Copias de Estilo y presentación de las Cartas Credenciales.

La Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores es la oficina encargada de la organización de la ceremonia de presentación de Cartas Credenciales, la misma que se lleva a cabo sobre la base de lo establecido en los artículos 54 y 55 del Reglamento de Ceremonial Público, expedido mediante Decreto Ejecutivo número 3432, publicado en el Registro Oficial 727, de 18 de diciembre de 2002.

El Embajador solicitará, en la visita de cortesía que realice al Director General de Ceremonial del Estado y Protocolo, dentro de los primeros ocho días de su llegada, el señalamiento de día y hora para visitar al Ministro de Relaciones Exteriores, para la entrega de las copias de las Cartas Credenciales.

La Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo comunicará el día y hora fijados para la visita al Señor Ministro.

Una vez otorgado el beneplácito de estilo al Embajador designado , su Misión Diplomática solicitará al Ministerio de Relaciones Exteriores la fijación de fecha y hora para la audiencia con el Presidente de la República, a fin de que se realice la presentación de las Cartas Credenciales

La Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo comunicará a la Embajada respectiva la fecha y hora de la audiencia y, a la vez, solicitará a la Dirección General de Comunicación Social y Protocolo Militar del Ministerio de Defensa Nacional, su colaboración a fin de que se rindan los honores militares correspondientes durante la ceremonia, con la participación de una banda y escolta militar conformada por los Granaderos de Tarqui. Se pedirá a la Comandancia General de la Policía Nacional su participación con los motociclistas que escoltará la caravana del nuevo Embajador.

La presentación de Cartas Credenciales debe llevarse a cabo con puntualidad y exactitud a la hora establecida. El día de la ceremonia, el Director de Ceremonial, o un Funcionario de la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo, se dirigirá a la residencia del nuevo Embajador o al hotel si fuese del caso, con la debida anticipación - aproximadamente media hora antes de la audiencia - para recoger al Jefe de Misión y luego salir con destino al Palacio Presidencial. El vehículo que ocupe el Embajador se ubicará en el último lugar dentro de la caravana que partirá hacia la presidencia de la República y será el único que llevará puestas las banderas del Ecuador, a la derecha del vehículo, y, del país acreditante a la izquierda del automóvil. Al retorno el automóvil del Embajador será el primero que integre la caravana.

En los vehículos el puesto de mayor precedencia es el asiento posterior derecho, el mismo que estará ocupado por el nuevo Embajador, a su izquierda se sentará el Director de Ceremonial o el funcionario de Protocolo. En otro automóvil, aparte, un Ayudante de Protocolo acompañara al segundo en jerarquía de la Misión Diplomática, al Agregado Militar u otro funcionario diplomático. A la vez, el Ayudante de Protocolo será el encargado de coordinar, con los motociclistas, la precisión de la hora de llegada de la caravana a la Presidencia de la República.

La entrada al Palacio de Gobierno se realizará por el ingreso Norte, ubicado en la calle Chile. La Escolta Presidencial se ubicará a lo largo del atrio del Palacio hasta el portón del mismo, por donde se hará el ingreso. En el portón se encontrarán el Coordinador de Asuntos Diplomáticos de la Presidencia de la República y el Jefe de la Casa Militar. Frente al portón Sur del Palacio se ubicará la Banda Militar.

Al descender de los vehículos y antes de subir las gradas que conducen al atrio del Palacio, el Ayudante de Ceremonial organizará la comitiva, que hará su ingreso en el siguiente orden:

· en el extremo izquierdo de la primera fila estará el Director de Ceremonial o el funcionario de Protocolo que acompañe al nuevo Jefe de Misión, y a su derecha el nuevo Embajador;
· en la segunda y tercera fila se ubicarán los funcionarios de la Misión Diplomática en grupos de tres, acompañados por Ayudante de Protocolo .

Una vez formada la comitiva, la Banda Militar tocará una marcha y la Comitiva caminará en dirección a la entrada, sobre la alfombra roja colocada en el atrio, hasta donde termina la Escolta de Granaderos de Tarqui. Al llegar a la entrada se rendirán honores militares al nuevo Embajador luego de lo cual se entonará el Himno Nacional del Ecuador.

Terminados los honores y el Himno Nacional del Ecuador, el Comandante de los Granaderos de Tarqui dará la orden de descanso a la Escolta y el Director de Ceremonial o el funcionario de Protocolo hará la presentación del nuevo Embajador al Coordinador Diplomático y al Jefe de la Casa Militar de la Presidencia de la República.

El Coordinador Diplomático de la Presidencia invitará al Embajador a ubicarse a su derecha, en tanto que el Jefe de la Casa Militar de la Presidencia se ubicará a la derecha del Representante Diplomático. En una segunda fila se colocará el Director de Ceremonial o el funcionario de Protocolo, y a su derecha el segundo de la Misión Diplomática o Agregado Militar. En el extremo derecho de esta segunda fila se ubicará el Ayudante de Ceremonial. La comitiva avanzará hasta el primer piso.

En el descanso de la escalera que conduce al primer piso se encuentra el Pabellón Nacional, al cual la comitiva debe saludar con una leve inclinación de la cabeza.

El Director General de Ceremonial del Estado y Protocolo recibirá en el primer piso al Jefe de Misión y lo invitará a la sala de espera del Salón de Gabinete, o directamente al salón de los Presidentes.

Todo el recorrido del nuevo Embajador estará marcado por una alfombra roja y por la presencia de los Granaderos de Tarqui.

El Coordinador Diplomático de la Presidencia se ocupará de verificar que el Presidente de la República se encuentre listo para recibir al nuevo Embajador, luego de lo cual, invitará a la Comitiva a pasar al Salón de los Presidentes. La formación de ingreso será la misma que se observó al subir al primer piso. El Director General de Ceremonial del Estado y Protocolo caminará por el extrema izquierdo de la Comitiva.

El señor Presidente se encontrará en el extremo Norte del salón de los Presidentes, a su izquierda se ubicará el Ministro de Relaciones Exteriores. A su espalda se encontrarán sus edecanes. La comitiva caminará por el lado oeste del Salón y se detendrá aproximadamente a tres metros frente al señor Presidente de la República. En este momento saludará con una venia al Primer Mandatario.

El Director General de Ceremonial del Estado y Protocolo anunciará en voz alta el nombre, rango y país al que representa el Embajador, quien procederá a entregar al Jefe de Estado sus Cartas Credenciales y las Cartas de Retiro de su antecesor, si fuese procedente. A su vez, el Presidente de la República le invitará a tomar asiento a su derecha. Los demás miembros de la comitiva serán invitados a tomar asiento por el Coordinador de Asuntos Diplomáticos de la Presidencia, quien los ubicará en las sillas del lado oeste del Salón.

Los representantes de la prensa, camarógrafos, fotógrafos y reporteros se encontrarán ubicados en una tarima al lado este del Salón Amarillo. Sólo podrán hacer tomas sin audio. En el momento que el Presidente de la República invite al Embajador a tomar asiento, la prensa abandonará el Salón de los Presidentes ya que se trata de una audiencia reservada.

La entrevista durará aproximadamente diez minutos. Al término de la misma, el Embajador presentará al Presidente de la República y al Canciller a los miembros de la Misión Diplomática que lo acompañan, luego de lo cual la comitiva se formará de la misma manera que al entrar, frente al Presidente de la República, hará una venia y se retirará siguiendo el mismo ceremonial que al ingreso. El Director General de Ceremonial del Estado y Protocolo acompañará al Embajador hasta las gradas que conducen a la planta baja. La comitiva saludará con una venia al Pabellón Nacional que se encuentra colocado en el descanso de las gradas.

En el portón de salida, la Comitiva se detendrá y la Banda Militar entonará el Himno Nacional del país acreditante. Terminado el Himno, el Coordinador de Asuntos Diplomáticos y el Jefe de la Casa Militar de la Presidencia de la República se despedirán del Embajador y del resto de la comitiva.

La salida por el atrio del Palacio Presidencial se hará con una marcha que tocará la Banda Militar y la comitiva conducida por el Director de Ceremonial o el funcionario de Protocolo observará el mismo orden de formación que se cumplió al ingresar al Palacio.

La caravana vehicular estará precedida por el automóvil que conduce al Embajador. El Director de Ceremonial o funcionario de Protocolo acompañará al Embajador hasta su residencia o lugar del cual fue retirado.

Durante la ceremonia, el Presidente de la República, los diplomáticos, y funcionarios civiles vestirán traje oscuro.

1.2. Cese de funciones.

Al tener conocimiento oficial de su cese de funciones y, en todo caso, un mes antes de su salida efectiva del país, el Jefe de Misión podrá dirigirse a la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo, por Nota Verbal, para solicitar audiencias de despedida con el señor Presidente de la República, con la Ministra de Relaciones Exteriores y Subsecretarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y con cualquier otra alta autoridad que estime oportuno.

El Jefe de Misión, antes de su partida, ha de designar, por Nota Verbal dirigida a la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo, al funcionario diplomático que quedará al frente de la Misión como encargado de negocios ad interim hasta la llegada de su sucesor.

Igualmente, antes de su partida, el Jefe de Misión habrá de devolver a la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo su documento de identidad y acreditación, así como el de sus familiares. Igualmente remitirá la documentación y placas de matrícula diplomática del vehículo o vehículos de su propiedad que deberán ser dados de baja.

Por último, la Misión Diplomática ha de notificar a la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo la fecha de término de las funciones del Jefe de Misión, así como el día y hora de su viaje para su debida despedida.

Un funcionario de la Dirección General de Ceremonial del Estado y Protocolo despedirá, en la Sala de Protocolo del Aeropuerto Internacional "Mariscal Sucre", al Jefe de Misión.

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